Pour un cabinet médical, le plus important, c’est de perfectionner vos accueils téléphoniques. En effet, toute personne qui vous contacte a déjà une inquiétude. Il faut donc réussir à l’apaiser pour pouvoir l’aider.
Voici quelques astuces pour améliorer votre accueil.
Réduisez le temps de prise en charge
S’il y a un point que vous devez toujours avoir à l’esprit, c’est que la personne au bout du fil vous appelle en raison de problèmes de santé ou pour signaler une situation sanitaire qui l’inquiète profondément. Alors, il est recommandé de mettre en place un système de permanence téléphonique paramédicale.
Grâce à un tel système, les personnes en situation de problèmes se sentent prises au sérieux. Car en premier, vous prenez rapidement le contrôle de la situation qui les dérange afin de la traiter. En outre, lors d’une crise ou d’un problème de santé, il suffit d’avoir l’attention d’un membre du corps médical pour se sentir plus rassuré.
Faites preuve d’empathie
N’oubliez jamais qu’une personne qui contacte un cabinet médical, c’est parce qu’elle se trouve déjà dépassée par la situation dans laquelle elle ou un proche se retrouve. C’est pourquoi, vous devez faire preuve d’empathie et de gentillesse avec elle :
- souriez en décrochant le téléphone : vous ne le savez peut-être pas, mais sourire change l’intonation de votre voix. En fait, ce petit geste la rend plus belle et charmante. Ainsi, si vous souriez, votre interlocuteur se sent tout de suite plus à l’aise. Il sait que vous l’écoutez réellement ;
- utilisez des mots chaleureux pour saluer : lorsque vous énoncez le nom de votre cabinet, continuez de mettre l’appelant en confiance. Demandez-lui sa localisation, son identité ou toute autre question pour qu’il reprenne son calme pour pouvoir expliquer son problème,
- soyez dynamique : lorsque vous êtes informé du problème, essayez de trouver très rapidement des solutions pour l’appelant. Et si dans le cas d’espèce, vous devez vous rendre sur les lieux, donnez-lui des instructions à suivre et temporisez la personne avant de raccrocher. Surtout, dites-lui que vous allez envoyer une équipe sur les lieux sans attendre et faites le nécessaire.
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